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Buone pratiche Verifiche delle licenze software: meglio essere preparati!

7. ottobre 2019 – Alessio di Franco
Deadline

Di tanto in tanto vengono diffuse delle segnalazioni di aziende che incorrono in richieste di risarcimento risultanti da audit delle licenze software. Come si può evitare che ciò accada?

La migliore strategia per superare un simile audit è prepararsi compilando una documentazione coerente di tutte le licenze tenendole a portata di mano, ma non dopo che la lettera che annuncia l'audit si è effettivamente materializzata nella posta in arrivo. In quel caso resterebbero solo 30 giorni per agire...

Una preparazione “a tenuta stagna” ti aiuterà ad agire con sicurezza ed evitare di essere soggetto a conseguenze spiacevoli o a dover temere successive azioni di qualsiasi entità. Ciò significa che si consiglia alle organizzazioni di essere completamente consapevoli, con largo anticipo rispetto a una verifica imminente, del software che stanno utilizzando e della misura in cui tale utilizzo è conforme ai termini di utilizzo dei relativi fornitori di software. È altrettanto importante che la responsabilità interna per la preparazione di un audit non dovrebbe mai spettare a una sola persona.

Il seguente piano in tre passaggi aiuterà le aziende a prepararsi adeguatamente a un audit delle licenze software:

1. Definire una procedura di risposta dell'audit.
Determinare chi all'interno dell'organizzazione ha il diritto/dovere di rispondere alla lettera che annuncia un audit imminente e quindi comunicare tale evento a tutti gli interessati al fine di garantire il supporto necessario.

2. Formare un gruppo di responsabili per l’audit pronto per l'azione composto dal responsabile IT, dal responsabile del progetto di licenza, dal responsabile degli applicativi software e da un rappresentante dei dipartimenti legale e acquisti.

3. Utilizzare uno strumento professionale di gestione delle risorse software (SAM) per la garanzia e qualità dei dati.
Uno strumento di questo tipo compilerà i dati di licenza necessari per un audit in modo facile, rapido e coerente e creerà il rapporto di conformità corrispondente.

Esiste tuttavia un avvertimento: se si utilizza uno strumento SAM per fare il punto delle risorse del software verranno scansionati solo i dispositivi attivi sulla rete. In nessun caso i sistemi che risultano offline durante la procedura di scansione devono essere non contabilizzati quando poi si prepara un bilancio di licenze software che confronta le istanze di programmi installati con licenze acquistate o ottenute in altro modo. Ciò può portare a domande imbarazzanti.

Una documentazione completa di tutte le acquisizioni di licenze e dei relativi accordi di servizio dovrebbe essere sempre tenuta a portata di mano per un audit. Per quanto riguarda il software usato, le aziende devono produrre una documentazione completa per tali licenze, comprese le conferme di cancellazione da parte dei precedenti proprietari.

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