Best Practices Vom Hidden Champion zum Rockstar: Womit Lizenzmanager das Rampenlicht auf sich ziehen können

Die Mitarbeiter eines Unternehmens gliedern sich nach einer alten Faustregel in drei verschiedene Kategorien. Da sind zunächst einmal die meist in den Frontoffice-Funktionen ansässigen Stars und omnipräsenten Leistungsträger, die rund 10 Prozent der Belegschaft ausmachen und nahezu alle Aufmerksamkeit auf sich ziehen.

Ebenfalls 10 Prozent macht die Gruppe derer aus, die nur mit Mühen allen Anforderungen gerecht werden und sicher nicht allzu glücklich mit ihrem Job sind. Und dann wären da die verbleibenden 80 Prozent, die ziemlich unauffällig, aber hoch effizient und äußerst zuverlässig ihre Arbeit verrichten und so das eigentliche Rückgrat des Unternehmens bilden. Zu dieser großen Gruppe gehören in der Regel die Kolleginnen und Kollegen aus dem Backoffice – und darunter auch die zur Sicherstellung des einwandfreien Ablaufs der innerbetrieblichen Lizenzprozesse zuständigen IT-Lizenzmanager.

Der Job ist viel spannender, als es die Stellenbeschreibung verrät

Die einschlägigen Stellenausschreibungen für diesen Job lesen sich entsprechend nüchtern. Da wird von „einer standortübergreifenden Verwaltung eingesetzter Lizenzmanagements-Tools“ gesprochen, von der „engmaschigen Beratung verschiedener Fachbereiche hinsichtlich der Lizenzen und deren konformer Nutzung“, oder von der „Dokumentation und Präsentation der aktuellsten Kennzahlen an das Management“. Was diese Jobdescriptions verschweigen, ist der enorme finanzielle Beitrag, den qualifizierte Lizenzmanager zum Unternehmenserfolg beitragen können. Und würde dieser innerbetrieblich so promoted wie etwa die neuesten Deals der Kollegen aus dem Vertrieb, so dürfte das Rampenlicht unter Garantie auch auf bislang eher schwächer ausgeleuchtete Unternehmensbereiche fallen ...

Wie groß die Einsparungen tatsächlich sind, die ein geschickt agierender Lizenzmanager erzielen kann, zeigt folgendes Szenario, welches so oder so ähnlich in vielen Unternehmen vorkommt:

Das Management beschließt, endlich den Argumenten der Hersteller zu folgen und den Weg in die Cloud zu beschreiten. 1000 Mitarbeiter, so der Plan, sollen kurzfristig statt der bisherigen On-premises Versionen von Microsoft Office mit Office 365-Lizenzen ausgestattet werden. Unser fiktiver Lizenzmanager zieht sich zurück, denkt nach und wird mit einer einfachen Frage und einer ziemlich überzeugenden Kalkulation wieder vorstellig.

Die Frage: Wie viele der 1000 Mitarbeiter benötigen überhaupt die Features von Office 365?
Die Kalkulation: Da es nur rund 200 sind, könnte man innerhalb von 3 Jahren ganze 270.000 Euro sparen, wenn man die anderen Kolleginnen und Kollegen mit gebrauchten Office 2016 Suiten ausstatten. Seiner Meinung nach gäbe es nichts, was funktional und perspektivisch dagegensprechen würde.

Ehre, wem Ehre gebührt

Man darf ziemlich sicher sein, dass spätestens jetzt unserem Hidden Champion die volle Aufmerksamkeit des Managements gehört. Und sollten die Hintergründe der Entscheidung für eine solche smarte Lösung kommuniziert werden, so dürften auch die künftigen Teilnehmer der „Schulungen und Workshops für Mitarbeiter und Kollegen“, für die unser Lizenzmanager laut Stellenausschreibung ebenfalls zuständig ist, seinen verantwortungsvollen Job mit etwas anderen Augen sehen.