Best Practices Lizenz–Audits: Besser vorbereiten, als nachzahlen!

7. Oktober 2019 – Katrin Luther
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Immer wieder kursieren Berichte, dass Unternehmen bei Lizenz-Audits hohe Nachzahlungen in Kauf nehmen müssen. Wie aber kann man sich davor schützen?

Nun, die beste Strategie für ein Lizenz-Audit besteht darin, sich durch eine lückenlose Dokumentation aller Lizenzen darauf vorzubereiten - aber bitte nicht erst, wenn das Schreiben mit der Ankündigung des Audits in der Post liegt. Denn dann bleiben nur noch 30 Tage …

Mit einer wasserdichten Vorbereitung kann man selbstbewusst auftreten, muss keine hohen Nachzahlungen fürchten und läuft nicht Gefahr, die Ergebnisse und Bedingungen passiv akzeptieren zu müssen. So sollten Unternehmen bereits vor einem Audit zu 100 Prozent wissen, welche Software genutzt wird, um diese mit den Nutzungsbedingungen des Herstellers abzugleichen. Ebenso wichtig: Die betriebsinterne Verantwortung für die Vorbereitung eines Audits sollte niemals bei nur einer Person allein liegen.

Mit folgendem Drei-Schritte-Plan sind Unternehmen gut gerüstet:

1.    Entwickeln Sie eine Audit-Reaktionsstrategie

Legen Sie fest, wer in Ihrem Unternehmen befugt ist, auf das Schreiben zum  bevorstehenden Audit zu reagieren und kommunizieren Sie das anstehende Audit an alle Beteiligten, um Unterstützung zu erhalten.

2.    Stellen Sie ein qualifiziertes Team zusammen

Formieren Sie ein einsatzbereites Audit-Team aus Technischem Leiter, Projektmanager Lizenzen, Anwendungsmanager für die Software und jeweils einem Vertreter aus den Bereichen Recht und Einkauf.

3.    Nutzen Sie ein professionelles SAM-Tool zur Qualitätsprüfung

Ein solches Tool generiert die für ein Audit erforderlichen Lizenzdaten lückenlos, schnell und einfach und erstellt den erforderlichen Compliance-Bericht.

Aber Achtung: Bei der Inventarisierung der Assets über ein SAM-Tool werden nur die aktiven Geräte im Netzwerk gescannt. Damit sich bei der sogenannten Lizenzbilanz, also der Gegenüberstellung zwischen dem, was installiert, und dem, was gekauft wurde, keine Fragezeichen auftun, dürfen die Rechner, die gerade offline sind, keinesfalls vergessen werden!

Für das Audit bereit gehalten werden müssen zudem immer eine lückenlose Dokumentation aller Lizenzerwerbe sowie die zugehörigen Wartungsverträge. Handelt es sich dabei um Gebrauchtsoftware, müssen Unternehmen auch für diese eine lückenlose Dokumentation inklusive der Löschungsbestätigung des Ersterwerbers vorweisen können.

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